Un colaborador promedio ‘gasta’ al menos 18% de su tiempo en reuniones improductivas. Una empresa perderá hasta 700,000 pesos anuales en juntas que no tengan resultados claros. Por ello, aprende el arte del scrum.
Si pasas más de la mitad de tu día en reuniones de trabajo y sólo dedicas un par de horas a labores realmente productivas, algo está mal. El reconocido coach de management Dale Dauten dice que una junta es tan rápida como la mente más lenta que esté en la sala. Y lo peor es que a los 40 minutos ya perdiste la atención de 64% de los asistentes. Así, puedes acabar con horas vitales de productividad.
Por eso, la próxima vez que convoques a una reunión vale la pena pensar, además de la agenda de temas a tratar, el impacto económico que tendrá tener a la gente encerrada en una sala. El fenómeno de juntas improductivas puede traducirse en pérdidas superiores a 700,000 pesos anuales, según Expandiendo, empresa afiliada a la Federación Internacional de Coaching (ICF).
Expandiendo determinó este monto basado en los casos de las grandes empresas, en donde un colaborador tiene en promedio cuatro reuniones a la semana, con la participación de otros 10 colaboradores, en su mayoría de puestos de alto rango, como gerentes, jefes de departamento o directores.
Según el Wharton Center for Applied Research (CFAR) en su informe Better Business Meetings, un empleado medio desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces, lo que significa aproximadamente 18% de su tiempo productivo. Por ello, toda reunión debe tener un objetivo claro al ser convocada, una agenda establecida y un mínimo de asistentes.
Pero, ¿qué hacer para evitar la improductividad derivada de las juntas? Algunas empresas tecnológicas como Apple y Google pusieron de moda las reuniones de pie, conocidas también como scrum diario.
Para tener un scrum diario efectivo, los miembros del equipo deben entender el propósito de esta reunión y practicar la disciplina necesaria para mantener la conversación enfocada en tres temas:
1. ¿Qué hice desde ayer?
2. ¿Qué voy a hacer hoy?
3. ¿Qué impedimentos tengo?
Las reuniones de scrum pretenden que los miembros del equipo proporcionen actualizaciones sobre su trabajo, comentando qué se realizó el día anterior, qué obstáculos se han encontrado y qué piensan hacer hoy. Los temas tratados tienen que ser generales y sin entrar en detalle.
Enfocándose en su trabajo diario, un equipo de cinco a nueve miembros puede terminar la reunión diaria en 15 minutos. Otros temas y discusiones tienen que resolverse más tarde, luego de concluido del scrum diario.
La importancia de esta reunión es que brinda una plataforma común a todos los miembros del equipo. La reunión inculca disciplina en los miembros, ayuda a los equipos a identificar y cerrar las brechas relacionadas con el entendimiento y compromiso con los requerimientos.
Estos son algunos pasos sencillos para aprovechar tus reuniones:
- La reunión no debe entorpecer la dinámica habitual de trabajo, lo mejor es plantearla a primera hora
- Tener el máximo respeto a la hora de comienzo y de finalización
- Seguir la agenda enviada con anticipación
- Es importante ser conciso y preciso
- Crear un clima de confianza durante la reunión, respetar el turno de palabra y escuchar activamente
- Todos deben centrarse en la reunión sin realizar otras actividades
Celebrar reuniones efectivas y productivas es un reto para muchas empresas, de modo que optimizarlas, les ayudará a aumentar su eficiencia y productividad.
Fuentes: Expandiendo, scrumstudy, Atlassian.
