Las reuniones efectivas se caracterizan por ser espacios donde se resuelven problemas, se trabaja en equipo y forja la confianza entre los colaboradores.
De dos tercios a tres cuartos de la jornada laboral es el tiempo que un ejecutivo pasa en promedio en reuniones de trabajo, comenta Nick Morgan, experto en comunicaciones, lo cual es mejor que no suceda ya que en ocasiones el tema a tratar en éstas queda sin resolver o bien la charla se torna redundante.
Las reuniones efectivas se caracterizan por ser espacios donde los problemas se resuelven, donde se trabaja en equipo y se forja la confianza entre los colaboradores.
Morgan en su libro Give your speech, change the world: How to move your audience to action, indica que la fórmula para realizar reuniones efectivas radica en su mayor parte en la persona que la encabeza y sugiere 5 pasos para lograrlo:
- Tomar conciencia del problema y decir qué relación tiene con el exponente: en este punto ayuda mucho contar una historia, recurrir al famoso storytelling, ya que al hacerlo el cerebro de los oyentes pasa por un proceso denominado acoplamiento neutro lo cual hace que se activen ciertas partes de su cerebro y que mediante la historia ellos lleguen a sus propias ideas y relacionen la anécdota con sus experiencias.
- Analizar de manera completa la situación: de acuerdo con Warren Buffett la diferencia entre la gente exitosa y la que es súper exitosa es que la segunda dice que no a casi todo. Se recomienda que no por quedar bien con algunos miembros de la organización se deba decir que sí a todo, y se debe poner en la balanza lo importante y lo urgente, para que con base en ello se tomen las decisiones que más le convenga a la empresa.
- Presentar una solución: para ello se deben exponer otras tres ideas para poder confrontarlas con la solución principal, esto le permitirá conocer a los oyentes porqué las otras propuestas no son viables.
- Destacar los beneficios de la solución planteada: aquí es importante que más que hablar de las características de la solución, se comenten los beneficios que ésta va a generar, con ello se provoca una atmósfera que impulsa a la acción.
- Actuar: si los puntos anteriores se realizaron adecuadamente, el quinto, aunque parezca inverosímil, será el más sencillo de realizar, porque la gente que estuvo presente en la reunión estará más que convencida de que el plan diseñado va a funcionar y que solo se necesita dar el primer paso.
La biblioteca virtual Gestión Social hace énfasis en su trabajo Cómo desarrollar reuniones de trabajo efectivas que en una junta no se debe dejar para el final el tema más complejo y que ésta siempre debe iniciar a la hora acordada.
Con estas recomendaciones, las juntas laborales aportarán un valor real, ya que como menciona la Asociación Mexicana del Trabajo de Trabajo en Equipo, entre 25% y 50% de estas reuniones son improductivas.
Fuentes: Asociación Mexicana del Trabajo de Trabajo en Equipo, y Nick Morgan, experto en comunicaciones.
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